Integracja stron ministerstw. Blog o postępie prac

warsztat
Maciej Bartosiewicz Maciej Bartosiewicz

Ministerstwo Cyfryzacji zleciło nam zadanie: strony www wszystkich ministerstw mają być ujednolicone. To bardzo poważne przedsięwzięcie, które zmieni jakość kontaktu obywatela z administracją. Uruchamiamy blog, w którym na bieżąco będziemy informować o postępie prac.

2016-12-07

Chwalimy się naszym projektem

Maciej Bartosiewicz z naszego działu User Experience wystąpił na konferencji Dzień Otwarty IT w Administracji. Opowiedział o idei projektu integracji stron ministerstw. Przedstawiamy relację z jego prezentacji.

Igor Ryciak Igor Ryciak Redaktor naczelny serwisu coi.gov.pl. Dziennikarz z doświadczeniem w największych ogólnopolskich mediach. Pasje do polityki zamienił na pasję do nowych mediów.

Tendencje globalne oraz koncepcja idei zintegrowanego portalu w Polsce. Jakie są cele portalu, do czego służą badania potrzeb użytkowników, skąd wybór metodyki prac. Korzyści płynące z ujednolicania i konsolidacji stron administracji rządowej.

To najważniejsze zagadnienia poruszone przez Macieja Bartosiewicza, projektującego w COI usługi dla obywateli, podczas warszawskiej konferencji Dzień Otwarty IT w Administracji:

Konferencję na której wystapił Maciej zorganizował  miesięcznik „IT w Administracji”. Spotkanie poświęcone było problematyce szeroko pojętej e-administracji, technologiom informatycznym oraz zagadnieniom prawnym dotyczącym IT w sektorze publicznym. W gronie prelegentów znalazł sie m.in. Sebastian Christow, dyrektor Departamentu Gospodarki Elektronicznej w Ministerstwie Rozwoju, który opowiedział o wdrażaniu płatności bezgotówkowych w administracji publicznej.

Konferencja odbyła się 6 grudnia 2016 r. w Centrum Olimpijskim w Warszawie.

2016-11-02

Pod lupą użytkowników

Opinie przyszłych użytkowników chcemy znać na wczesnych etapach prac projektowych. Ma to kluczowe znaczenia dla powodzenia naszego przedsięwzięcia. Dlatego gruntownym badaniom poddałyśmy już wstępny prototyp portalu rządowego oraz ujednoliconej strony ministerialnej. I wyciągniemy wnioski z ich wyników.

Magdalena Andrzejewska Magdalena Andrzejewska Pracuje w Zespole User Experience Centralnego Ośrodka Informatyki. Badaczka UX z doświadczeniem w projektach badawczych i doradczych dla biznesu i administracji.

Iwona Szatkowska Iwona Szatkowska Ekspert ds. badań UX w Zespole User Experience COI. Absolwentka socjologii na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Badaczka z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym.

Przedsiębiorca: „To jakoś brzmi dziwnie. Skończyłabym z informacją dlaczego ministerstwo powstało, kiedy i to wszystko. Skróciłabym ten wstęp”. Dziennikarz: „Newsy nie muszą być na górze, bo to strona rządowa jest. Tak może być na Onecie czy WP”.  Urzędnik: „ Nie ma przedpokoju, punktu zaczepienia na dzień dobry. Nie wiem, na jakiej jestem stronie”. Specjalista: „Wideo jak najbardziej, tylko, żeby nawiązywało do projektu”.

Wszystkie takie opinie i uwagi są dla nas na wagę złota, w ostatnich dniach zebrałyśmy ich dziesiątki. O pomoc poprosiłyśmy ściśle wyselekcjonowaną grupę osób – bardzo aktywnych użytkowników internetu, którzy poszukują informacji publicznych, śledzą bieżące wydarzenia i mają ugruntowaną pozycję zawodową. W grupie tej znaleźli się urzędnicy, przedsiębiorcy, dziennikarze, a także specjaliści z takich branż jak telekomunikacja i IT. W sumie 20 osób.

Nasi goście oglądali i testowali prototyp, który w najdrobniejszych szczegółach imituje docelowy portal rządowy i stronę jednego przykładowego ministerstwa. Prototyp wyglądem i działaniem ma jak najwierniej odzwierciedlać efekt końcowy.

Na początek respondenci przechodzili tzw. test 5-sekundowy. Badani oglądali portal przez krótką chwilę – przysłowiowe pięć sekund – a potem musieli opowiedzieć co zapamiętali. To ważna wskazówka pokazująca co najbardziej rzuca się w oczy, jakie wrażenie zostawia po sobie portal i czy rozpoznany został jego cel i właścicielstwo. A jakie odczucia wzbudza nasz projekt? Urzędnik: „Strona jest skromna, nie jest przeładowana grafikami i właśnie w stronach rządowych powinniśmy koncentrować się na treściach, a nie na grafikach”.

Inną techniką badawczą, którą zastosowałyśmy był tzw. pogłębiony wywiad indywidualny, który polega na rozmowie w cztery oczy badacza z respondentem. Jej celem jest uzyskanie szczegółowych opinii na temat oglądanego propotypu i zrozumienie powodów ich wypowiadania, pogłębiona analiza motywacji i potrzeb użytkowników.

Badani przechodzili również testy zadaniowe, np. musieli odnaleźć określoną informację lub sekcję zawartą w prototypowej stronie. Testy miały na celu sprawdzenie funkcjonalności strony, łatwości dotarcia do wybranych informacji, ocenę przyjazności dla użytkownika. Zadania były wersjonowane i dostosowane do typu respondenta. Miały być zbliżone do działań, które użytkownicy wykonują, na co dzień szukając informacji publicznych. 

Z każdym z naszych gości spędzałyśmy nawet do dwóch godzin, jednak użycie różnych technik badawczych sprawiło, że czas respondentom szybko mijał, a my zebrałyśmy bardzo wiele materiału do analizy.

Wszyscy podkreślali, że integracja stron ministerstw, a także budowa centralnego portalu rządowego, to projekt niezwykle potrzebny, pożyteczny i od dawna wyczekiwany. „Mam nadzieję, że idzie to w stronę ujednolicenia i zmuszenia mniej cyfrowych resortów do prezentowania siebie i przejrzystości w internecie” – stwierdził jeden z dziennikarzy, który wziął udział w badaniu.

A jaki jest najważniejszy wniosek z badania? Oczekiwania użytkowników są na bardzo wysokim poziomie. Chcą oni, by nowe strony ministerstw były przemyślane w każdym szczególe i dopracowane do perfekcji.

Poprzeczka jest wysoko zawieszona, a to oznacza, że musimy kontynuować prace projektowe, wprowadzić konieczne poprawki w prototypie i następnie przeprowadzić kolejne badania z użytkownikami. Będzie to ostatni etap prac przed wdrożeniem projektu do użytkowania.

2016-09-16

Jak publikować online

Redaktorzy i wydawcy internetowych serwisów ministerstw przeszli szkolenia zorganizowane w naszym Ośrodku. Ponad 100 osób uczyło się jak przygotowywać informacje tak, by były przydatne i zrozumiałe.

Igor Ryciak Igor Ryciak Redaktor naczelny serwisu coi.gov.pl. Dziennikarz z doświadczeniem w największych ogólnopolskich mediach. Pasję do polityki zamienił na pasję do nowych technologii.

Treści zamieszczane w sieci przez instytucje publiczne muszą być przygotowane ze szczególną starannością. By zbudować serwis, który odpowie na potrzeby użytkowników, konieczne jest przyjęcie jednolitych zasad ich wytwarzania. Trzeba też stworzyć stałą ścieżkę procesu redakcyjnego. W ten sposób zasilanie serwisu wartościowymi informacjami stanie się łatwiejsze.

Artykuły na stronach ministerstw nadal pozostawiają wiele do życzenia. Nie chodzi tylko o niezrozumiały, urzędniczy język czy słabą jakość zamieszczanych fotografii. Problemem są też takie elementy jak niewłaściwe tytuły i śródtytuły, nieprawidłowe linki do odnośników, brak opisów dzięki którym dany materiał może zostać właściwie zindeksowany przez wyszukiwarki.

Integracja stron ministerstw do doskonała okazja by zmienić ten stan rzeczy. Dlatego zaprosiliśmy redaktorów i wydawców ministerialnych serwisów na specjalne szkolenia. Jak pisać w sposób zrozumiały tłumaczyli eksperci z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego. Analizy ruchu w sieci uczyli pracownicy polskiego oddziału koncernu Google. O zasadach dostępności strony dla osób z niepełnosprawnościami przypominali specjaliści z Fundacji Widzialni. Z kolei o czynnościach, które trzeba wykonać, by informacje prawidłowo wyświetlały się w wyszukiwarkach internetowych opowiadali przedstawiciele firmy Avega, wyspecjalizowanej w SEO.

Łącznie, w lipcu i  w sierpniu, w szkoleniach udział wzięło 125 osób ze wszystkich ministerstw. Kursanci, oprócz wykładów z teorii, mieli też liczne zadania praktyczne: musieli na przykład redagować artykuły albo wprowadzać opisy dla osób słabo widzących. Wysoką jakość szkoleń potwierdzają ankiety, które prowadziliśmy wśród uczestników zajęć.

W przyszłości, osoby odpowiedzialne za prowadzenie stron ministerstw będą się mogły podpierać specjalną instrukcją opisującą, jak prawidłowo publikować online. Właśnie kończymy ją opracowywać.

Jednocześnie szykujemy się do kolejnej serii szkoleń – tym razem z obsługi systemu zarządzania treścią czyli CMS. Ale to dopiero za kilka tygodni…

2016-07-22

Czas kluczowych decyzji

Wakacje w pełni, tymczasem prace nad projektem integracji stron ministerstw idą pełną parą. Czas badań i analiz za nami. Weszliśmy w etap realizacji.

Igor Ryciak Igor Ryciak Redaktor naczelny serwisu coi.gov.pl. Dziennikarz z doświadczeniem w największych ogólnopolskich mediach. Pasję do polityki zamienił na pasję do nowych technologii
.

Jak powinna wyglądać idealna strona ministerstwa? W pierwszej kolejności to pytanie zadaliśmy użytkownikom, którzy korzystają z serwisów resortów – dziennikarzom, specjalistom branżowym, urzędnikom lokalnego szczebla, którzy regularnie szukają informacji o zmianach prawnych. Ich opinie poznaliśmy podczas warsztatów i badań.

Ale to tylko jedna strona medalu. Równie ważne jest, by ujednolicone strony spełniały oczekiwania ich właścicieli czyli ministerstw. Przecież to ich podstawowe narzędzie komunikacji z obywatelami i innymi instytucjami. Dlatego tak istotne było wsłuchanie się w głos przedstawicieli poszczególnych resortów.

Ten etap prac nazwaliśmy „analizą potrzeb biznesowych”. Mówiąc wprost: chcieliśmy wiedzieć jakie interesy mają ministerstwa – czego bezwzględnie potrzebują, czego chcą a czego nie, na czym im zależy, a co jest im obojętne. Każde z ministerstw miało okazję wyrazić swoje potrzeby, a każdy głos weźmiemy pod uwagę przy dalszych pracach projektowych.

Wstępny projekt graficzny kluczowych ekranów jest już gotowy i w najbliższych dniach będziemy go prezentować w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Inspiracją była dla nas obecna strona Ministerstwa Cyfryzacji.

Intensywnie przygotowujemy się do szkoleń redaktorów przyszłych stron ministerialnych. W sumie będzie to 130 osób, przynajmniej po pięć z jednego resortu. Osoby, które zawiadują treściami muszą wiedzieć co robić, by strony były dostępne dla osób w niepełnosprawnościami wg zasad WCAG oraz jak optymalizować informacje by były prawidłowo indeksowane przez wyszukiwarki. Szczególną wagę podczas szkoleń będą mieć wykłady z zasad prostego języka. O tym jak pisać o skomplikowanych sprawach w sposób zrozumiały będą uczyć eksperci Pracowni Przyjaznej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.

Oprócz szkoleń redaktorzy stron ministerstw dostaną do dyspozycji podręcznik w którym opiszemy ścieżkę redakcyjną, jaką powinna przejść informacja przed publikacją,  a także zasady WCAG i SEO. Intensywne prace nad tym dokumentem trwają.

Przed nami pracowita końcówka lata.

2016-06-02

Biały wywiad

Jak funkcjonują strony instytucji rządowych za granicą? Jak przebiegał tam proces integracji resortowych serwisów? Za nami desk research – biały wywiad, którego efektem jest raport cząstkowy. 

Igor Ryciak Igor Ryciak Redaktor naczelny serwisu coi.gov.pl. Dziennikarz z doświadczeniem w największych ogólnopolskich mediach. Pasję do polityki zamienił na pasję do nowych technologii.

Przed rozpoczęciem projektowania prototypu ujednoliconej strony ministerialnej, chcieliśmy zebrać jak najwięcej informacji. Szukaliśmy inspiracji oraz wiedzy o podobnych projektach, realizowanych przez zagraniczne podmioty publiczne i prywatne.

Analizie poddaliśmy m. in. serwisy wszystkich 15 ministerstw (departamentów) w USA. Okazało się, że są mocno zróżnicowane, zarówno pod względem graficznym, nawigacji, jak i doboru treści. Niektóre serwisy są silnie ukierunkowane na potrzeby obywatela, inne są kierowane do konkretnych grup społecznych (np. nauczycieli, żołnierzy).

Na stronach głównych serwisów można jednak znaleźć elementy (sekcje), które się powtarzają. Na większości stron amerykańskich departamentów można znaleźć blogi, choć strategie ich prowadzenia są odmienne. Na przykład blog departamentu obrony to głównie zajawki i linki do artykułów zamieszczonych w innych (zewnętrznych) serwisach poświęconych wojskowości. Z kolei blog departamentu edukacji to artykuły, których autorami najczęściej są nauczyciele i szerzej – pracownicy oświaty z całego kraju. Blog ten jest pomyślany jako forum wymiany myśli, obserwacji i pomysłów.

Gdy w USA strony rządowe są nadal mocno zróżnicowane, w Wielkiej Brytanii zostały ujednolicone i zintegrowane w serwisie gov.uk. Do dla nas bardzo ważna wskazówka. Dlatego dokładnie prześledziliśmy cały proces tworzenia tego serwisu. W grudniu 2012 roku pierwsze ministerstwo (Foreign & Commonwealth Office) zaczęło publikować na gov.uk aktualności, polityki (programy i dokumenty strategiczne), informacje korporacyjne. Przeniesienie treści serwisów wszystkich 26 ministerstw zajęło pół roku. Wcześniej na szkolenia trafiło 400 redaktorów, którzy z ramienia ministerstw zamieszczają treści w nowym portalu.

W Wielkiej Brytanii strony ministerstw zostały ujednolicone i zintegrowane w ramach serwisu gov.uk. Tu strona resortu edukacjiW Wielkiej Brytanii strony ministerstw zostały ujednolicone i zintegrowane w ramach serwisu gov.uk. Tu strona resortu edukacji

Analizie podaliśmy serwisy rządowe w wielu innych krajach. Ale znakomita część z nich jest budowana w oparciu o doświadczenia brytyjskie, często na podstawie publicznie dostępnych komponentów. Zintegrowane strony są zorientowane na konkretne grupy odbiorców. W najlepszych serwisach teksty są budowane w oparciu o standard prostego języka. Dotyczy to także treści eksperckich. Materiały są wysokiej jakości, a ich tworzeniem zajmują się wyspecjalizowane zespoły w ministerstwach, przeszkolone przez ekspertów z zakresu wytwarzania i publikacji treści.

Chcemy, by tak samo było w naszym projekcie.

2016-05-25 

Badania potrzeb użytkowników stron ministerialnych

Jakie informacje są najważniejsze? Jak jest obecnie, a jak powinno być? Odpowiedzi m. in. na te pytania szukaliśmy podczas badań użytkowników stron resortów. Koncentrowaliśmy się na ich potrzebach co do rodzaju i sposobu prezentacji informacji.

Iwona Szatkowska Iwona Szatkowska Ekspert ds. badań UX w Zespole User Experience COI. Absolwentka socjologii na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Badaczka z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym.
 

Badanie zrealizowaliśmy z trzema podstawowymi grupami użytkowników. Byli to:

  • Dziennikarze - autorzy tekstów o charakterze informacyjnym, publikujący artykuły na temat zmian zachodzących w polskim prawie, finansach, gospodarce. Pracownicy mediów o zasięgu ogólnokrajowym.
  • Specjaliści branżowi - osoby, które aktywnie szukają informacji na serwisach rządowych, związanych z ich zawodowym obszarem działalności.
  • Urzędnicy - pracownicy urzędów miast, urzędów wojewódzkich, ZUS, UOKiK, KPRM. Z racji zatrudnienia w instytucjach państwowych potrzebujący informacji do celów wewnętrznych oraz do obsługi obywateli.

Przedstawiciele tych właśnie trzech grup opowiadali nam, jakich informacji o działaniach rządu potrzebują, gdzie ich szukają i do czego je wykorzystują. Prosiliśmy uczestników badań o ocenę aktualnych stron ministerstw, ich zalet i wad. Chcieliśmy wiedzieć, jakich informacji jest nadmiar, a jakich brakuje. Nasi goście wymieniali funkcje, jakie strony mają spełniać po zmianie, treści, których oczekują oraz sposoby ich prezentacji.

Okazało się m. in., że respondentów interesują konkretne informacje, takie jak programy rządowe, projekty ministerialne, analizy, dokumenty, ustawy, wytyczne, rozporządzenia, sprawozdania, zmiany prawa. Mniej interesują ich relacje ze spotkań (tzw. PR-y), które obecnie dominują na stronach ministerstw. Mało ważnym dodatkiem są konkursy czy loterie promowane na stronach głównych.

Do największych wad obecnych stron ministerialnych badani zaliczyli m. in. nadmiar informacji na stronach głównych, stosowanie różnych nazw na podobne kategorie informacji, oraz fakt, że kluczowe informacje nie są łatwo dostępne.

Wszystkie trzy badania przeprowadziliśmy techniką FGI (z ang. Focus Group Interview). Uczestnicy grup FGI zgodnie uznali, że istnieje realna potrzeba poprawy stron ministerialnych. Obecne strony nie spełniają potrzeb użytkowników i zdarza się, że zamiast podawać potrzebne informacje, wręcz utrudniają dotarcie do nich. Projekt ujednolicenia stron respondenci uznali za ważny i zaakceptowali zmierzające ku temu działania.

W trakcie badania każda z grup FGI została podzielona na dwa mniejsze podzespoły i poproszona o zaprojektowanie na ogólnym poziomie nowej strony ministerialnej. Powstałe w ten sposób pomysły traktujemy jako wytyczne, a nie projekt sam w sobie. Szczegółowe wyniki badań będą jednak miały istotny wpływ przy tworzeniu prototypów nowych stron resortów.

2016-04-15

Dlaczego to robimy?

Są jak labirynty, które ciągle się przebudowuje, choć nie ma do nich planów. Bo kto może mieć plan liczącego 380 tys. podstron serwisu resortu finansów? Albo do serwisu MSZ, który podstron ma blisko 200 tys.?

Maciej Bartosiewicz Maciej Bartosiewicz Projektant usług dla obywateli w COI. Współtwórca portalu obywatel.gov.pl oraz osług historiapojazdu.gov.pl i bezpiecznyautobus.gov.pl.

Treści gromadzone przez lata, wiszą sobie w internecie, zapomniane nawet przez roboty wyszukiwarek. Z setek tysięcy ministerialnych podstron, zdecydowaną większość stanowią te, których w ostatnich miesiącach nie odwiedziła ani jedna osoba.

Strona główna Ministerstwa Zdrowia mz.gov.plStrona główna Ministerstwa Zdrowia mz.gov.pl

Jakakolwiek koordynacja w budowaniu serwisów internetowych ministerstw nigdy nie istniała. W efekcie resortowe strony różnią się wszystkim, czym tylko mogą się różnić – od interfejsu użytkownika i logotypów, przez styl językowy artykułów i dobór treści, po rozwiązania ułatwiające dostęp osobom z niepełnosprawnościami.

Integracja w serwisie obywatel.gov.pl

W tym gąszczu rozmaitych pomysłów i rozwiązań obywatel jest zagubiony. Przykład: te same elementy mają różne nazwy. Na stronie jednego ministerstwa sekcja z ogłoszeniami o poszukiwaniach pracowników nazywa się „praca”, w innym resorcie jest to „kariera”. W jednym urzędzie dokumenty trafiają do „publikacji”, w innym do „raportów”. I tak dalej, i tym podobne. Nie ma możliwości, by w tej sytuacji szybko i łatwo znaleźć informację, której akurat się potrzebuje.

Strona główna Ministerstwa Rozwoju mr.gov.plStrona główna Ministerstwa Rozwoju mr.gov.pl

Projekt, który prowadzimy na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji, ma tę sytuację radykalnie zmienić. W ramach serwisu obywatel.gov.pl wybudujemy nowe strony wszystkich ministerstw, a także KPRM. Cel, jaki sobie postawiliśmy, można streścić w trzech punktach:

  • Ułatwić dostęp do usług i informacji publicznych,
  • uspójnić komunikację i wizerunek rządu,
  • wprowadzić nowy standard tworzenia informacji publicznej w sieci.

Nowe strony zostaną osadzone w ekosystemie serwisu obywatel.gov.pl, który też powstał w COI. Do nowych serwisów trafią jedynie treści wyselekcjonowane, co do których będzie pewność, że są potrzebne. Zadbamy, by były wysokiej jakości i by były prawidłowo indeksowane przez wyszukiwarki. Naszym obowiązkiem jest sprawić, by łatwo mogły do nich dotrzeć osoby z niepełnosprawnościami.

Doświadczenie z budową SRP

Naszym celem jest też uporządkowanie kwestii infrastruktury. Dziś część ministerstw prowadzi serwisy na własnych serwerach, część na sprzęcie zewnętrznych firm. Chcemy, by w przyszłości wszystkie witryny ministerstw działały na jednej, wspólnej infrastrukturze, należącej do państwa. To najlepszy sposób na zachowanie bezpieczeństwa i stabilności publicznych serwisów. Mamy w tym doświadczenie, bo wcześniej stworzyliśmy System Rejestrów Państwowych.

Prototyp ujednoliconej witryny australijskiego ministerstwa. Projekt powstał w tamtejszym Digital Transformation OfficePrototyp ujednoliconej witryny australijskiego ministerstwa. Projekt powstał w tamtejszym Digital Transformation Office

Takie właśnie rozwiązania wprowadzają kolejne kraje na całym świecie. Ujednolicenie stron ministerialnych nie jest pomysłem, który powstał w Polsce. Brytyjczycy już przeprowadzili ten proces w ramach budowy serwisu Gov.uk. W trakcie migracji treści do serwisu Canada.ca są departamenty rządu Kanady. W Australii powstał prototyp uniwersalnej strony ministerialnej. Prace koncepcyjne toczą się w USA.

Metodyka User Centered Design

Zadanie, którego się podjęliśmy, podzieliliśmy na etapy. W każdym z ministerstw powołani zostali koordynatorzy odpowiedzialni za współpracę z naszym Ośrodkiem. Przyjęliśmy metodykę User Centered Design. Oznacza to, że po integracji witryny ministerstw będą zorientowane na użytkownika, a projekt będzie współtworzony z użytkownikami. I nie chodzi tu tylko o obywateli, którzy na stronach ministerstw incydentalnie szukają informacji czy kontaktu, ale też o dziennikarzy, specjalistów w danej dziedzinie, urzędników, przedstawicieli NGO i biznesu.

Będziemy na bieżąco informować o postępie prac. Chcemy, by informacja docierała do całej opinii publicznej, ze szczególnym uwzględnieniem osób zaangażowanych w proces. Dlatego startujemy z blogiem, na którym będziemy opowiadać o naszych działaniach. Zachęcamy do lektury!

O autorze

Maciej Bartosiewicz

Maciej Bartosiewicz

Projektant usług dla obywateli w COI. Współtwórca portalu obywatel.gov.pl oraz usług historiapojazdu.gov.pl i bezpiecznyautobus.gov.pl. Posiada duże doświadczenie w realizacji różnorodnych projektów w sferze publicznej i komercyjnej. Z wykształcenia projektant wzornictwa przemysłowego.

Zobacz więcej artykułów tego autora

Zobacz również: