Rozwój BUSC i aplikacji ŹRÓDŁO – propozycje użytkowników

warsztat
Jarosław Wojtyra Jarosław Wojtyra

Przedstawiamy zestawienie sugestii zmian i rozwoju w module BUSC w aplikacji ŹRÓDŁO, nadesłanych do naszego Ośrodka wraz z komentarzem zaakceptowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji. 

Zespół COI intensywnie pracuje nad rozwojem aplikacji ŹRÓDŁO. Propozycje rozwojowe zgłaszane przez użytkowników końcowych są systematycznie wdrażane. Najbliższą paczkę rozwojową planujemy na drugi kwartał 2017 roku.

Cały czas intensywnie pracują również grupy robocze, w skład których wchodzą przedstawiciele urzędów, ministerstw oraz COI. Zespół BUSC spotyka się co tydzień, a zespoły RDO i PESEL około co dwa tygodnie. Na 2017 rok zaplanowane są w sumie 74 takie spotkania.

Od kilku miesięcy zbieramy też propozycje zmian bezpośrednio od użytkowników. Mogą oni zgłaszać swoje pomysły na adres propozycje@coi.gov.pl

Poniżej przedstawiamy zestawienie nadesłanych sugestii zmian i rozwoju w module BUSC i aplikacji ŹRÓDŁO, wraz z komentarzem zaakceptowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji. Dziękujemy serdecznie za wszystkie propozycje i zapraszamy do dalszego kontaktu.

„Brak edycji pola MIEJSCE ZAMIESZKANIA OJCA. Dane te są wymagane przez Główny Urząd Statystyczny.”

Edycja pola Miejsce zamieszkania ojca jest możliwa w aplikacji po wejściu z widoku aktu w odnośnik "Uzupełnij dane do GUS".

„Zwracam się z prośbą o wyróżnienie zakładki WZMIANKI do tych  aktów, które mają wzmiankę dodatkową. Brak wyróżnienia może spowodować przeoczenie istotnej treści zmieniającej akt, a nawet status aktu. Obecnie pracownik ZAWSZE po otworzeniu aktu musi rozwinąć zakładkę i sam się przekonać, czy naniesiona jest wzmianka dodatkowa. O ile kolejne zakładki PRZYPISKI i DANE PRZY AKCIE nie stanowią integralnej treści aktu, tak zasadne jest aby WZMIANKI zasługiwały na szczególne wyróżnienie przy podglądzie aktu.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Proszę wprowadzić dodatkowy raport z liczby zmigrowanych z pliku aktów przez poszczególnych użytkowników.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Według mnie bardzo ważna byłaby dodatkowa funkcjonalność – zlecenie dołączenia przypisku. Z praktyki wynika, że w naszych księgach bardzo często załączone przypiski są nieczytelne, fragmentaryczne (przykład dzisiejszy przypisek o zawarciu małżeństwa - zamiast nazwiska ""Foszczyński"" wpisano nazwisko ""Foszczka""). Miesięcznie - w naszym małym Urzędzie jest kilka przypisków wymagających dodatkowego ustalenia danych. Dołączenie przypisku przez właściwy Urząd pozwoli na wyeliminowanie tych nieścisłości. Poza tym nie będzie konieczności kontaktu telefonicznego z właściwym Urzędem."

W tym momencie urzędnik ma możliwość wysłania zlecenia migracji aktu z dołączeniem przypisku, gdy aktu nie ma w rejestrze lub dodania przypisku samodzielnie gdy akt jest w rejestrze. Propozycja zostanie przekazana do analizy w grupach roboczych.

„Urząd Stanu Cywilnego w Wałbrzychu wyznaczył sobie za cel  w 2017 r. zmigrowanie  jak największej liczby aktów z dotychczasowej bazy do SRP. W związku z koniecznością nadzoru pracowników i postępów  migracji proszę o dołączenie do raportów raportu ilości zmigrowanych z pliku aktów przez poszczególnych użytkowników.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Zgłaszamy propozycję, aby w Źródle/BUSC zaktualizować publikator ustawy o opłacie skarbowej jako podstawa prawna przy wydawaniu odpisów a.s.c. Zmiana obowiązuje od 10.11.2016 r. i jest to (t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1827).”

W katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO została uwzględniona pozycja umożliwiająca szybką aktualizację administratorowi.

„Dodając do aktu urodzenia osoby, która miała zmienione nazwisko (np. na skutek uznania ojcostwa lub przysposobienia) przypisku o zgonie wpisywane jest automatycznie nazwisko z chwili rejestracji urodzenia (z odpisu zupełnego), zamiast nazwisko uwzględniające zmianę (z odpisu skróconego). Czyli jeżeli np. Jan Kowalski został uznany przez ojca Adama Nowaka i w związku z tym nosił przez wiele lat nazwisko Nowak przy jego akcie urodzenia generuje się przypisek  o treści: „Jan Kowalski zmarł dnia …..”. A przecież powinno być „ „Jan Nowak zmarł dnia ...”. Należy to zmienić.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Należy skrócić treści przypisków. Na przykład przy akcie urodzenia wystarczyłoby wpisać informację o treści: ”Urodzony(a) zmarł(a) dnia …., w …...,  nr aktu zgonu.......” lub „Urodzony(a) zawarł(a) małżeństwo dnia …..., w ….., z …....,  nr aktu małżeństwa …......”.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Należy zintegrować moduł akt urodzenia z „kalendarzem”. Obecnie, jeżeli urzędnik sporządzi, przez pomyłkę, akt urodzenia poza kalendarzem, to w kalendarzu nadal pozostaje wpis, a przecież system powinien rozpoznać po danych matki i dziecka, że akt urodzenia został zarejestrowany.”

Propozycja nie uwzględniona. Aplikacja sprawdza, czy akt o podobnych danych istnieje w systemie. Urzędnik sam decyduje czy sporządza akt z kalendarza, czy poza.

„Błędnie generowany jest raport wydanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Liczba wydanych zaświadczeń w raporcie jest znacznie wyższa od faktycznej, mimo że drukowany jest zawsze systemu tylko jeden egzemplarz tego zaświadczenia.”

Raport istnieje w aplikacji, ewentualne błędy Lokalny Administrator Systemu powinien zgłosić do Service Desk.

„System BUSC nie wyszukuje zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, wydanych przez inny USC, po numerze PESEL stron. Właściwego zaświadczenia (do sporządzenia aktu małżeństwa) trzeba szukać poprzez „wyszukiwanie zaawansowane”. Proszę to naprawić.”

Propozycja zostanie przekazana do analizy w grupach roboczych.

„Przygotowując w systemie przypisek podaje się datę zgonu, a mimo to w treści przypisku jej nie ma. Informacja o zgonie współmałżonka jest potrzebna, między innymi przy wydawaniu odpisu aktu urodzenia na druku wielojęzycznym. Poszukiwanie tej informacji w innych aktach, bądź w bazie PESEL jest czasochłonne.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

”Protokół zgłoszenia urodzenia" rozpoczynamy od wpisania danych osoby zgłaszającej. Każda z tych osób, ojciec, matka czy ktoś upoważniony ma ze sobą dokument tożsamości, w 90% są to dowody osobiste. Dysponujemy więc numerem pesel tej osoby. Trudno nam zrozumieć intencje autorów programu, dla których musimy tę osobę wpisywać do protokołu na tzw. "piechotę". To chyba jeden z ostatnich, ale dość dokuczliwy moment w rej. noworodka w ŹRÓDLE, szczególnie dla dużych urzędów. Zmiana tej sytuacji moim zdaniem poprawiła by ergonomie naszej pracy”.

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Proponuję aby migracja aktów z pliku xml mogła się odbywać z ułatwieniami. Chodzi o konieczność wybierania rocznika, rodzaju aktu, księgi itp. Informację tą niesie ze sobą xml.”

Propozycje ułatwień migracji są uwzględnione w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Zwracam się z zapytaniem czy jest możliwość rozszerzenia w ŹRÓDLE po wydaniu aktu stanu cywilnego informacji w zakładce  "wydane odpisy" - komu dokładnie wydano odpis, np. Sąd Rejonowy Gdańsk V Wydział Rodzinny. Na chwilę obecną jest tylko informacja z zakładki "wnioskodawca"- czyli wstępny, zstępny , sąd itd. Nie ma dokładnej informacji  komu wydano odpis  pomimo tego iż przy rejestracji aktu stanu cywilnego do wydruku wpisujemy w to pole dokładnie imię nazwisko osoby otrzymującej odpis lub nazwę instytucji, której go wydano-brak możliwości podglądu szczegółowego. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych każda osoba ma możliwość otrzymania informacji, kto pytał o jej dane w ciągu ostatnich sześciu miesięcy lub kto pobierał np. odpisy aktów stanu cywilnego. Mamy takie zapytania od rożnych instytucji, a jednocześnie ułatwiłoby nam to pracę szczególnie w korespondencji we wszystkich USC.”

Propozycja zostanie przekazana do analizy w grupach roboczych.

„Proponuję kosmetyczną zmianę, aby uzupełniona była domyślna liczba odpisów na 1.”

Propozycja zasadna. Zostanie przekazana do analizy w grupach roboczych.

„Witam, chciałabym zgłosić propozycję dotyczącą migracji aktów z projektów, mianowicie często pracownicy robią projekty aktów stanu cywilnego a kierownik tylko akceptuje nie widząc księgi do jakiej akt będzie dodany, (np. po zmigrowaniu zgonu z 2010 roku nr aktu jest poprawny np. 123456/00/AZ/2010/123456, a akt dołączony zostaje do księgi 2013 roku bo taka była pomyłkowo wybrana.) W migracji z projektu nie wynika do której księgi dołączony będzie akt, stąd moja propozycja, aby przy akcie pojawiało się okno/pole z wybraną księgą. Usprawniłoby nam pracę i byłoby mniej unieważnień aktów z powodu błędnie wybranej księgi.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Uważam, że system BUSC powinien zostać wyposażony w kontekstową bazę wzorów dokumentów wydawanych przez obce państwa, które podlegają transkrypcji w Polsce. Duże urzędy z oczywistych względów posiadają mniej lub bardziej aktualne ksera dokumentów które przedkładane są w ich biurach, lecz mniejsze muszą posiłkować się często innymi źródłami.”

Propozycja zostanie przekazana do analizy w grupach roboczych.

„Powinna istnieć możliwość automatycznego kopiowania nazwisk przy rejestracji aktów.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„Przypiski informujące o danych urodzenia powinny automatycznie przechodzić do aktów małżeństwa - przy ich rejestracji.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

"Przy migracji aktu  urodzenia z przypiskami, realizując zadanie z poziomu zlecenia innej gminy, ŹRÓDŁO miesza kolejność przypisków. Pracownik przekazuje do akceptacji kierownikowi USC akt z prawidłowo (kolejno) naniesionymi przypiskami tj. zawarcie małżeństwa nr 1, rozwód, zawarcie małżeństwa nr 2, a kierownik otrzymuje w kolejności: zawarcie małżeństwa, zawarcie małżeństwa, rozwód 1 związku małżeńskiego. Proponuję wprowadzić możliwość  edytowania przypisków - góra, dół , jak można układać stany cywilne w Peselu.”

Propozycja została uwzględniona w katalogu planowanych zmian w aplikacji ŹRÓDŁO.

„W ŹRÓDLE sporadycznie (ale jednak) pojawia się problem dotyczący zgonów. Wyjaśniam na przykładzie: Osoba dnia 09.04.2013r. zgłosiła wyjazd  poza granicę RP do dnia 09.04.2018 r. (czasowo). Dnia 15.10.2016 r. osoba zmarła. Zgon został zarejestrowany w Urzędzie Stanu Cywilnego, wprowadzony do aplikacji ŹRÓDŁO, a osoba z dniem zgonu 15.10.2016 r. została wymeldowana z pobytu stałego przez USC. Pojawia się problem, że  osoba nadal ma aktualny wyjazd poza granice RP. Mamy komunikat błędu: "pobrana z SRP osoba posiada według danych z SRP aktualny wyjazd za granicę a w aplikacji wspierającej jest oznaczona jako zmarła. Zweryfikuj dane w systemach". A przecież w SRP nie można zgłosić powrotu na rekordzie osoby zmarłej! Nasza propozycja jest taka, żeby zarejestrowanie w aplikacji ŹRÓDŁO faktu zgonu przez USC  powodowało jednocześnie wymeldowanie osoby z pobytu stałego i z wyjazdu na czas określony poza granicę RP z datą zgonu.”

Propozycja nie uwzględniona. Wyświetlany komunikat jest zależny od dostawcy aplikacji wspierającej.

„W projekcie "Pismo o wydaniu zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego" w podstawie prawnej jest chyba błąd. Art. 77 ust. 10 w Prawie o aktach stanu cywilnego nie odnajduję. Chyba powinno być art 76 ust. 10?”

Pole gdzie zawarty jest ten artykuł jest edytowalne, ponadto w planach rozwojowych jest uwzględnione zajęcie się wydrukami pism.

„Zgłaszam problem stylistyki jaki tworzy się we wzmiance aktu. Treść jaka pojawia się: "Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Urząd Stanu Cywilnego Lubliniec....." Czy taka forma ma być, czy należy ją ręcznie zmienić zgodnie ze stylistyką, czyli na: "Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Lublińcu....."

Podczas dodawania wzmianki kierownik ma wpływ na treść wzmianki jaka zostanie dodana do aktu. Tylko część środkowa określająca zakres zmian nie jest poddana edycji. Ponadto w ramach rozwoju planowana jest zmiana koncepcji wzmianek.

„Kilka uwag w formie graficznej do zleceń informacyjnych. Uwagi, które na ITSM kwalifikowane są jako wniosek o usługę a nie ewidentny brak/błąd/niedopatrzenie* w programie.”

Zmiany w module zleceń są przewidziane w katalogu rozwojowym.

Rozbudowane przypiski są nieczytelne i trudne w obsłudze. Nikomu się nie chce czytać całości więc przy migracji aktu dodanie przypisku powinno być upodobnione do dodawania przypisku w rejestracji bieżącej. Tak długi tekst jest męczący dla oczu i w połowie pracy brakuje skupienia i cierpliwości na odczytanie całego tekstu. Jeśli to nie możliwe to przynajmniej najważniejsze dane powinny być wyróżnione by sprawdzić to co się wprowadza a nie tekst standardowy.

Poprawa przypisków została zgłoszona do katalogu zmian i jest omawiana na grupach roboczych.

O autorze

Jarosław Wojtyra

Jarosław Wojtyra

W Centralnym Ośrodku Informatyki zajmuje się szkoleniami i komunikacją projektową. Posiadacz certyfikatów PRINCE 2 Foundation i ITIL Foundation. Zorientowany na pracę projektową i kontakt z ludźmi. W wolnym czasie interesuje się orienteeringiem, turystyką i rajdami przygodowymi.

Zobacz więcej artykułów tego autora

Zobacz również: