Zasady udostępniania danych z CEPiK

projekty
Igor Ryciak Igor Ryciak

Centralny Ośrodek Informatyki (COI) realizuje na rzecz Ministra Cyfryzacji usługę udostępniania danych z centralnej ewidencji pojazdów (CEP) oraz centralnej ewidencji kierowców (CEK).

Udostępnianie danych z CEP i CEK wymaga skierowania Wniosku;
  1. Wzór wniosku dla CEP określa Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 31 października 2017 r. w sprawie wzoru wniosku o udostępnienie albo przekazanie danych z centralnej ewidencji pojazdów (Dz.U.2017.2068 z 8 listopada 2017 r.)
  2. Nie ma określonego formularza wniosku o udostępnienie danych z CEK. Zakres danych udostępnianych z CEK określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 sierpnia 2001 r. w sprawie centralnej ewidencji kierowców (DZ.U.2001, nr 92 poz. 1028). 

Wnioski przesyłane w sposób tradycyjny (papierowy) należy kierować na adres:

Centralny Ośrodek Informatyki

al. Korfantego 2
40-004 Katowice
Tel.: 32 750 65 23
Fax: 32 700 72 86

lub na skrytkę ePUAP.

W przypadku wysyłania wniosków przez ePUAP prawidłowym i jedynym kanałem zgłoszenia jest usługa pod nazwą:

      1. usługa CEP:

Przyjmowanie wniosków o udostępnienie danych lub informacji z Centralnej Ewidencji Pojazdów i przekazywanie do realizacji w zakładce Motoryzacja i Transport. Należy wybrać właściwy urząd: (kod pocztowy 02-591) wybrać MSW (nie MSWiA).

W/w usługa ma dedykowany wzór dokumentu elektronicznego opublikowany w CRWDE (Centralne Repozytorium Dokumentów Elektronicznych – nr wzoru 2009/04/14/120). Wzór ma również udostępniony formularz elektroniczny, który jest udostępniony w w/w usłudze. Szczegóły w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2017, poz. 570. z późn. zm.) oraz przepisy wykonawcze. 

      2. usługa CEK:

Przyjmowanie wniosków o udostępnienie danych lub informacji z Centralnej Ewidencji Kierowców i przekazywanie do realizacji w zakładce Motoryzacja i Transport. Należy wybrać właściwy urząd: (kod pocztowy 02-591) wybrać MSW (nie MSWiA).

Należy pamiętać, że dedykowane usługi służą do wysyłania tylko jednego wniosku. Nie ma możliwości złożenia wniosku w formie załącznika.

W praktyce oznacza to, że każdy inny sposób dostarczenia wniosku poprzez e-PUAP, np. za pośrednictwem innej skrzynek/usług czy też za pomocą pisma ogólnego do podmiotu publicznego, jest nieprawidłowy, nieskuteczny i niezgodny z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

Aby złożyć wniosek przez ePUAP trzeba posiadać bezpieczny podpis elektroniczny lub profil zaufany na ePUAP.

Część wniosków kierowanych do COI posiada błędy, które powodują wezwanie wnioskodawcy do ich usunięcia. Wydłuża to czas, w którym wniosek jest rozpatrywany.  

Podajemy poniżej wykaz najczęstszych błędów, z którymi spotykamy się w naszej pracy. Ma on pomóc poprawnie przygotować wniosek i przyśpieszyć udostępnienie danych.

Najczęściej popełniane błędy przy składaniu wniosku o udostępnienie albo przekazanie danych z centralnej ewidencji pojazdów

  1. Wnioskodawcy występują z pominięciem obowiązującego formularza wniosku.
  2. Wnioskodawcy występują na nieobowiązujących formularzach wniosku.
  3. Wnioskodawcy występują jednocześnie o dane z centralnej ewidencji pojazdów i centralnej ewidencji kierowców.
  4. Wnioskodawcy występują o dane dotyczące wielu podmiotów lub wielu pojazdów jednym wnioskiem, podczas gdy każde z zapytań musi zostać rozpatrzone indywidualnie. Istnieje konieczność złożenia odrębnego wniosku w odniesieniu do każdego z podmiotów lub pojazdów, których dotyczy zapytanie.

Dodatkowo przygotowaliśmy szczegółowsze informacje o błędach. Przedstawiamy je w kolejności danych podawanych we wniosku. W nawiasach podajemy kategorie wnioskodawców, którzy są szczególnie narażeni na popełnianie tych błędów.

      1. Dane wnioskodawcy:

  • brak oznaczenia wnioskodawcy we właściwym miejscu formularza,
  • nieprawidłowe oznaczenie wnioskodawcy w związku z rolą pełnioną w postępowaniu, w odniesieniu do którego zwrócono się o dane (w szczególności: syndycy, tymczasowi nadzorcy sądowi, kuratorzy),
  • nieprawidłowe oznaczenie pełnomocnika wnioskodawcy poprzez wpisanie danych pełnomocnika w rubrykę dotyczącą wnioskodawcy,
  • brak prawidłowego oznaczenia nr identyfikacyjnego, w szczególności wskazanie nr KRS lub NIP zamiast wymaganego nr REGON.

      2. Podstawa wnioskowania:

  • wskazanie na opcję: „Wnioskuję w imieniu organu lub instytucji” w przypadkach gdy podstawą wniosku jest interes prawny oparty na zobowiązaniu wnioskodawcy (np. przez sąd), do pozyskania danych (pełnomocnicy procesowi, syndycy, tymczasowi nadzorcy sądowi),
  • brak sygnatury postępowania, w związku z którym wystąpiono o dane (podmioty publiczne),
  • wskazywanie tego samego znaku sprawy w ramach różnych postępowań,
  • brak dokumentowania interesu prawnego przez wnioskodawców pomimo wskazania opcji: „Mam udokumentowany interes prawny w uzyskaniu danych”.

      3. Cel udostępnienia danych albo przekazania danych:

  • brak wskazania celu udostępnienia danych,
  • brak wskazania prawidłowej podstawy prawnej – najczęściej brak wskazania przepisów określających  ustawowe zadania, dla realizacji których dane z centralnej ewidencji pojazdów są niezbędne, (wprowadzenie do wyliczenia w art. 80c ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 1990, z późn. zm.)) (podmioty publiczne, w szczególności ośrodki pomocy społecznej, wierzyciele należności publicznoprawnych),
  • brak opisu stanu faktycznego zdarzenia, w związku z którym sformułowano zapytanie.

      4. Informacje umożliwiające wyszukanie danych:

  • brak wskazania aspektów wyszukiwawczych w centralnej ewidencji pojazdów, najczęściej brak nr PESEL lub nr REGON w przypadku wniosków o dane osób lub przedsiębiorców, albo brak marki lub 
  • nr rejestracyjnego lub nr VIN w przypadku wniosków o dane związane z pojazdami,
  • brak wskazania daty zdarzenia, w odniesieniu do której sformułowano zapytanie,
  • brak wskazania daty zgonu w przypadku wniosków o dane osób zmarłych (pełnomocnicy procesowi, spadkobiercy),
  • podawanie danych jednocześnie osoby i pojazdu bez wykazania związku pomiędzy nimi.

      5. Zakres żądanych danych:

  • wskazanie w polu „inne dane” na dane, których nie gromadzi się w centralnej ewidencji pojazdów, zgodnie z art. 80b ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym,
  • wskazanie w polu „inne dane” informacji, które powinny znaleźć się w innym punkcie, w szczególności w punkcie 4 formularza wniosku, który dotyczy informacji umożliwiających wyszukanie danych.

      7. Załączniki:

  • dołączanie dowodów opłat niepozwalających na ocenę prawidłowości uiszczenia opłaty (za udostępnienie danych z CEPiK lub opłaty skarbowej od pełnomocnictwa), w szczególności wydruków ze stron internetowych (zamiast wydruków generowanych zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2187, z późn. zm.)),
  • niewskazywanie w tytułach przelewów informacji pozwalających na prawidłowe zakwalifikowanie danej opłaty do konkretnego wniosku o udostępnienie danych,
  • przedkładanie dokumentów, które nie potwierdzają interesu prawnego ze względu na zawartą w nich treść,
  • przedkładanie kopii dokumentów, które nie są poświadczone za zgodność z oryginałem lub są poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę nieuprawnioną,
  • nieprzedkładanie upoważnień/pełnomocnictw do działania w imieniu wnioskodawcy, a także upoważnień do poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów (w tym upoważnień).

      8. Podpis wnioskodawcy:

  • brak podpisu wnioskodawcy lub osoby upoważnionej przez wnioskodawcę,
  • nieużywanie właściwych pieczęci, w szczególności pieczęci imiennej i urzędowej – podmioty publiczne – co wynika wprost z formularza wniosku (w szczególności komornicy – brak pieczęci okrągłej/imiennej – wymóg stosowania obu pieczęci wynika również z art. 6 ustawy o Komornikach sądowych) oraz pieczęci „z upoważnienia” w przypadku podpisywania wniosku na podstawie upoważnienia,
  • podpisywanie wniosków przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w formie niepozwalającej na stwierdzenie tożsamości wnioskodawcy (np. brak poświadczenia podpisu przez notariusza w sytuacji składania wniosków w formie papierowej),
  • podpisywanie wniosków w sposób nieczytelny.

Najczęściej popełniane błędy przy składaniu wniosku o udostępnienie albo przekazanie danych z centralnej ewidencji kierowców

  1. Wnioskodawcy występują jednocześnie o dane z centralnej ewidencji kierowców i centralnej ewidencji pojazdów.
  2. Wnioskodawcy występują o dane dotyczące wielu osób jednocześnie, podczas gdy każde z zapytań musi zostać rozpatrzone indywidualnie. Należy złożyć odrębny wniosek na każdą osobę.

Dodatkowo do popularnych błędów należą:

  1. nieprawidłowe oznaczenie wnioskodawcy w związku z rolą pełnioną w postępowaniu, w odniesieniu do którego zwrócono się o dane (w szczególności: Miejskie Ośrodki Pomocy Społecznej),
  2. nieprawidłowe oznaczenie pełnomocnika wnioskodawcy poprzez wpisanie danych pełnomocnika w rubrykę dotyczącą wnioskodawcy,
  3. brak sygnatury postępowania, w związku z którym wystąpiono o dane (podmioty publiczne),
  4. wskazywanie tego samego znaku sprawy w ramach różnych postępowań,
  5. brak wskazania prawidłowej podstawy prawnej – najczęściej brak wskazania przepisów określających  ustawowe zadania, dla realizacji których dane z centralnej ewidencji pojazdów są niezbędne,
  6. wskazanie nieprawidłowej podstawy prawnej – art. 100ah ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, który nie wszedł w życie zgodnie z art. 13 ustawy z dnia 9 maja 2018 r. o zmianie ustawy – Prawo o ruchu drogowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 957),
  7. brak wskazania aspektów wyszukiwawczych, najczęściej brak nr PESEL lub daty urodzenia (w przypadku osób nieposiadających nr PESEL, np. cudzoziemców),
  8. dołączanie dowodów opłat niepozwalających na ocenę prawidłowości uiszczenia opłaty (za udostępnienie danych z CEPiK lub opłaty skarbowej od pełnomocnictwa), w szczególności wydruków ze stron internetowych (zamiast wydruków generowanych zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (Dz.U.2018 poz. 2187, z późn. zm.)),
  9. niewskazywanie w tytułach przelewów informacji pozwalających na prawidłowe zakwalifikowanie danej opłaty do konkretnego wniosku,
  10. przedkładanie dokumentów, które nie potwierdzają interesu prawnego ze względu na zawartą w nich treść,
  11. przedkładanie kopii dokumentów, które nie są poświadczone za zgodność z oryginałem lub są poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę nieuprawnioną,
  12. nieprzedkładanie upoważnień/pełnomocnictw do działania w imieniu wnioskodawcy, a także upoważnień do poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów (w tym upoważnień),
  13. brak podpisu wnioskodawcy lub osoby upoważnionej przez wnioskodawcę,
  14. nieużywanie właściwych pieczęci, w szczególności pieczęci urzędowej oraz pieczęci „z upoważnienia” w przypadku podpisywania wniosku na podstawie upoważnienia,
  15. podpisywanie wniosków przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w formie niepozwalającej na stwierdzenie tożsamości wnioskodawcy (brak poświadczenia podpisu przez notariusza w sytuacji składania wniosków w formie papierowej),
  16. podpisywanie wniosków w sposób nieczytelny.

O autorze

Igor Ryciak

Igor Ryciak

Redaktor naczelny serwisu coi.gov.pl i rzecznik prasowy COI. Dziennikarz z doświadczeniem w największych, ogólnopolskich mediach, m. in w "Newsweek Polska", "Przekroju" i "Gazecie Wyborczej". Pasję do polityki zamienił na pasję do nowych technologii.

Zobacz więcej artykułów tego autora

Zobacz również: