Cyfrowe państwo działa lokalnie. COI na X Kongresie Sekretarzy

Jubileuszowa edycja Kongresu odbyła się 19–20 maja 2026 roku w Warszawie. Wydarzenie zgromadziło przedstawicieli administracji publicznej, samorządów, instytucji centralnych oraz ekspertów zajmujących się rozwojem nowoczesnych usług publicznych. Tegoroczne hasło – „Kompetencje. Odpowiedzialność. Współpraca. Innowacje. Samorząd przyszłości zaczyna się dziś” – dobrze oddaje kierunek rozmów prowadzonych podczas forum. W centrum uwagi znalazły się wyzwania, z którymi mierzą się dziś jednostki samorządu terytorialnego: zmiana przepisów, rosnące oczekiwania mieszkańców, cyberbezpieczeństwo, rozwój sztucznej inteligencji oraz cyfryzacja codziennej pracy urzędów.
W panelu „Cyfryzacja w JST – nowe narzędzia i wyzwania” Centralny Ośrodek Informatyki reprezentowały Dyrektor Departamentu Platform Cyfrowych Karolina Matysiak i Kierownik Zespołu Promocji Produktów Cyfrowych Nadia Bouacid.

COI objął wydarzenie patronatem honorowym, a udział ekspertek w panelu dotyczącym cyfryzacji JST był okazją do pokazania, jak rozwiązania centralne mogą wspierać lokalną administrację w praktyce. Dyskusja koncentrowała się wokół trzech kluczowych obszarów: e-Doręczeń, Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz aplikacji mObywatel jako narzędzia integrującego usługi lokalne z ogólnopaństwowym ekosystemem cyfrowym. To właśnie na styku tych rozwiązań coraz wyraźniej widać, że cyfryzacja administracji nie polega na wdrażaniu pojedynczych systemów, ale na budowaniu spójnej ścieżki obsługi sprawy – od komunikacji z urzędem, przez obieg dokumentów, po finalizację usługi przez mieszkańca.

Dyrektor Departamentu Platform Cyfrowych Karolina Matysiak zwracała uwagę na praktyczny wymiar cyfrowych usług publicznych. Z perspektywy mieszkańca cyfryzacja ma największą wartość wtedy, gdy pozwala załatwić sprawę szybko, intuicyjnie i bez konieczności przechodzenia między wieloma kanałami kontaktu z administracją. Dlatego tak istotne są rozwiązania, które „domykają” cyfrową usługę. Umożliwiają nie tylko złożenie wniosku czy odebranie informacji, ale także wykonanie kolejnego kroku, na przykład płatności. Przykładem takiego podejścia są ePłatności rozwijane w ekosystemie mObywatela. Dzięki nim mieszkańcy mogą w prosty sposób opłacać wybrane zobowiązania wobec samorządów, a urzędy zyskują narzędzie wspierające bardziej uporządkowaną i przewidywalną obsługę spraw. To rozwiązanie pokazuje, że cyfryzacja jest najbardziej skuteczna wtedy, gdy realnie skraca drogę między potrzebą obywatela a działaniem administracji.

Kierownik Zespołu Promocji Produktów Cyfrowych Nadia Bouacid podkreślała z kolei, że skuteczne wdrożenie cyfrowych narzędzi wymaga nie tylko technologii, ale także dobrej komunikacji, edukacji i wsparcia organizacyjnego. Dla samorządów nowe rozwiązania oznaczają zmianę codziennych procesów, sposobu pracy zespołów oraz komunikacji z mieszkańcami. Dlatego równie ważne jak samo udostępnienie systemu są webinary, materiały instruktażowe, działania informacyjne i jasne pokazanie korzyści, jakie dana usługa przynosi urzędnikom oraz obywatelom. Cyfrowa zmiana zaczyna działać w pełni dopiero wtedy, gdy urząd rozumie narzędzie, potrafi je dobrze wykorzystać i umie wyjaśnić jego wartość mieszkańcom.

Panel pokazał, że e-Doręczenia, EZD i mObywatel nie są odrębnymi projektami, lecz elementami większej architektury cyfrowego państwa. e-Doręczenia wspierają formalną, skuteczną komunikację elektroniczną. EZD porządkuje obieg dokumentów i procesy wewnątrz urzędu. mObywatel z kolei wzmacnia bezpośredni kontakt obywatela z usługami publicznymi i otwiera drogę do dalszej integracji usług lokalnych z rozwiązaniami centralnymi. Razem tworzą podstawę nowoczesnej administracji – bardziej dostępnej, sprawniejszej i bliższej codziennym potrzebom mieszkańców.

Udział COI w X Krajowym Kongresie Sekretarzy był także okazją do rozmowy o barierach wdrożeniowych. Samorządy mierzą się dziś nie tylko z koniecznością dostosowania systemów informatycznych, ale również z potrzebą zmiany procedur, podnoszenia kompetencji pracowników i budowania zaufania mieszkańców do cyfrowych kanałów obsługi. Dlatego rozwój usług publicznych wymaga ścisłej współpracy między administracją centralną i lokalną. To właśnie sekretarze JST, odpowiedzialni za sprawność organizacyjną urzędów, są jednymi z kluczowych partnerów w tej zmianie.

Rozwiązania, o których mówiono podczas Kongresu, są systematycznie rozwijane z myślą o cyfrowym państwie i obywatelach. COI konsekwentnie pracuje nad usługami, które upraszczają kontakt z administracją, wspierają urzędy w codziennej pracy i zwiększają dostępność spraw publicznych. Cyfryzacja nie jest jednorazowym projektem ani konferencyjnym hasłem. To proces, który przynosi największe efekty wtedy, gdy działa lokalnie – w konkretnym urzędzie, przy konkretnej sprawie i dla konkretnego mieszkańca.

Uczestnicy debaty:

W panelu „Cyfryzacja w JST – nowe narzędzia i wyzwania” udział wzięli: Janusz Krzyżak (Sekretarz Gminy Zakliczyn, II Wiceprzewodniczący Zarządu Krajowej Rady Forów Sekretarzy JST, który moderował rozmowę), dr Marcin Adamczyk ( radca prawny, ekspert FRDL), Nadia Bouacid (Centralny Ośrodek Informatyki), Iwona Kowalska (e-Instytucja.pl), Magdalena Sawicka (NASK), Karolina Matysiak (Centralny Ośrodek Informatyki) oraz Jarosław Sarna (Ministerstwo Cyfryzacji).