Mały urząd, duże możliwości. Jak wspieramy cyfryzację samorządów

Wydarzenie zorganizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w Muzeum Wojska Polskiego zgromadziło przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego i instytucji wspierających cyfryzację administracji. Program obejmował cyberbezpieczeństwo, telekomunikację, kompetencje cyfrowe i wykorzystanie sztucznej inteligencji, a także automatyzację procesów oraz usługi publiczne. Była to kolejna okazja do rozmowy o potrzebach lokalnych urzędów i rozwiązaniach przydatnych w codziennej obsłudze mieszkańców.

Dyrektor Katarzyna Kopytowska z COI w prezentacji „Mały urząd – duże możliwości” wyszła od wyzwań dobrze znanych samorządowcom: ograniczonych budżetów, niewielkich zespołów IT i wielu systemów wymagających utrzymania oraz aktualizacji. Do tego dochodzą rosnące wymagania bezpieczeństwa i oczekiwania mieszkańców, którzy chcą załatwiać sprawy szybko, także z telefonu.

– Małe i duże urzędy nie muszą cyfryzować się samodzielnie – podkreśliła Katarzyna Kopytowska.

Odpowiedzią na te potrzeby jest korzystanie ze wspólnych usług państwowych. Dzięki nim urząd ogranicza zakres rozwiązań, które musi samodzielnie budować i utrzymywać. Kopytowska pokazała, jak rejestry państwowe, mObywatel, ePłatności, e-Doręczenia i elektroniczne zarządzanie dokumentacją uzupełniają się na kolejnych etapach obsługi sprawy.

Od wniosku do odpowiedzi dla mieszkańca. W tym podejściu liczy się cały przebieg sprawy: zalogowanie do usługi, złożenie wniosku, wniesienie wymaganej opłaty, praca urzędu nad dokumentami i doręczenie odpowiedzi. Połączenie tych etapów pozwala ograniczać papierowy obieg dokumentów i potrzebę osobistych wizyt w urzędzie.

Dyrektor Kopytowska wskazała na rolę mObywatela jako kanału dostępu do usług publicznych, również lokalnych. Aplikacja skupia dokumenty, usługi i powiadomienia, a dostęp do danych z rejestrów pozwala mieszkańcom samodzielnie sprawdzać potrzebne informacje. Z kolei wymiana danych między systemami usprawnia pracę urzędników i ogranicza ich wielokrotne przepisywanie.

Wspólny dostęp do usług wspiera Węzeł Krajowy, który umożliwia potwierdzanie tożsamości przy użyciu różnych metod logowania. ePłatności ułatwiają regulowanie należności wobec urzędu, a e-Doręczenia zapewniają elektroniczną komunikację w sprawach urzędowych. Integracja tych rozwiązań służy temu, by mieszkaniec mógł przejść przez kolejne etapy sprawy online.

Ważną część wystąpienia zajęły EZD RP i rządowa chmura obliczeniowa. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją porządkuje obsługę korespondencji oraz pracę nad sprawami wewnątrz urzędu. Dokumenty trafiają do właściwych osób w systemie, bez przekazywania papierowych teczek.

Katarzyna Kopytowska wyjaśniła też korzyści z udostępniania EZD RP w modelu SaaS, czyli jako usługi. Urząd korzysta wówczas z systemu wraz z zapewnionym zapleczem technicznym. Nie musi budować własnej serwerowni na potrzeby tego rozwiązania. Usługa obejmuje utrzymanie infrastruktury, monitoring, zabezpieczenia i zapewnienie ciągłości działania, czyli zadania szczególnie wymagające dla małych zespołów IT.

Drugie wystąpienie COI, „Usługi cyfrowe w samorządzie”, przedstawiła Karolina Matysiak. Uzupełniło ono prezentację Katarzyny Kopytowskiej o perspektywę wykorzystania usług cyfrowych w codziennych zadaniach JST. Obecność COI na konferencji obejmowała również stoisko, przy którym przedstawiciele samorządów mogli porozmawiać z naszym zespołem.

W przekazie COI do samorządów wspólnym tematem była integracja usług lokalnych z państwowymi systemami. Towarzyszyły jej kwestie bezpieczeństwa i dostępności oraz poprawy komunikacji między urzędem a mieszkańcem. Współpraca obejmuje również szkolenia i udział samorządowców w projektowaniu rozwiązań. Kopytowska przywołała przykład grup roboczych, które uczestniczą w modernizacji Systemu Rejestrów Państwowych.

Na zakończenie zaproponowała samorządowcom konkretny pierwszy krok: wybrać trzy najbardziej uciążliwe procesy w urzędzie i sprawdzić, czy istnieją już wspólne usługi, które pomogą je usprawnić. To od codziennych trudności pracowników i mieszkańców warto zaczynać planowanie zmian.