E-dowód – dokument stworzony dla obywatela

Jak zmieniała się rola COI w projekcie e-dowód i jak przebiegały jej poszczególne etapy?

 

Łukasz Skowron: Z perspektywy obywatela e-dowód to po prostu dowód osobisty z warstwą elektroniczną. Z perspektywy Ministerstwa Cyfryzacji i COI ten projekt to przedsięwzięcie, w którym trzeba było połączyć wiele systemów, technologii, zespołów i instytucji, a na końcu sprawić, żeby dla użytkownika wszystko wyglądało jak jedna działająca usługa, bo e-dowód to zdecydowanie więcej niż kawałek plastiku, do którego czasem bywa sprowadzany. Za tym dokumentem stoi cały ekosystem aplikacji i usług, dzięki którym możemy korzystać z jego elektronicznych funkcji.

Jeżeli spojrzymy na to z perspektywy kolejnych etapów rozwoju SRP, e-dowód był naturalną kontynuacją zmian zapoczątkowanych wraz z uruchomieniem Systemu Rejestrów Państwowych 1 marca 2015 roku. Dwa lata później rozpoczęliśmy kolejny ważny etap tej transformacji. Rolą COI było przełożenie wysokopoziomowych wymagań określonych w dokumencie koncepcyjnym e-Dowód – kontynuacja projektu pl.ID i realizacja powiązanych projektów, przygotowanym przez Ministerstwa, Cyfryzacji, Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministerstwo Zdrowia, a przyjętym przez Radę Ministrów, na konkretne rozwiązania informatyczne, w tym przygotowanie SRP i powiązanych systemów, aplikacji i usług, z których korzystają ich użytkownicy – urzędnicy z prawie 2,5 tysięcy gmin i obywatele. Po dwóch latach intensywnych prac, 4 marca 2019 roku byliśmy gotowi do uruchomienia dowodu osobistego z warstwą elektroniczną.

I to jest chyba najistotniejsze z perspektywy COI: obywatel widzi końcową usługę, natomiast my widzimy cały proces, integracje i zależności, które muszą zadziałać, żeby ta usługa była dla niego tak prosta, jak i użyteczna.

 

W pracach nad e-dowodem COI było zaangażowane od samego początku.

 

ŁS: Byliśmy zaangażowani w projekt na zlecenie Ministra Cyfryzacji. Nasz zespół od początku składał się więc z analityków, projektantów UX, developerów, testerów, specjalistów od szkoleń i wdrożeń, ale także duży zespół wsparcia Service Desk. Z ciekawostek dodam, że cały zespół z Ministerstwa Cyfryzacji, który zajmował się e-dowodem pracował wówczas bezpośrednio z zespołem Centralnego Ośrodka Informatyki tak, aby ta współpraca mogła przebiegać szybciej i efektywniej. Z perspektywy COI te dwa lata oznaczały więc przede wszystkim przełożenie tej koncepcji na działające rozwiązanie. Musieliśmy przygotować zmiany w Rejestrze Dowodów Osobistych i całym SRP, zbudować i dostosować integracje z aplikacjami i usługami zewnętrznymi oraz przygotować rozwiązania, z których mieli później korzystać urzędnicy w całej Polsce. Równolegle trwały uzgodnienia z resortami i innymi instytucjami zaangażowanymi w projekt, prace kilku grup roboczych, testy nie tylko wewnętrzne, ale też szerokie testy bezpieczeństwa z udziałem zewnętrznych podmiotów takich jak Instytut Łączności czy NASK, a następnie z urzędnikami oraz przygotowanie urzędów i szkolenia użytkowników, również z obsługi nowych urządzeń do weryfikacji i aktywacji warstwy elektronicznej nowych dokumentów. Podsumowując, warto jeszcze podkreślić, że celem całej tej pracy było coś więcej niż samo uruchomienie nowego wzoru i rodzaju dowodu osobistego. Chodziło o to, aby możliwości, które daje jego warstwa elektroniczna, mogły być rzeczywiście wykorzystywane przez obywatela. Dzięki zapisanym w niej certyfikatom e-dowód przestał służyć wyłącznie do tradycyjnego potwierdzania tożsamości. Można go również wykorzystywać do elektronicznego potwierdzania swojej tożsamości podczas korzystania z usług, systemów i portali administracji publicznej, a dzięki certyfikatowi podpisu osobistego także do elektronicznego podpisywania dokumentów.

 

Bez współpracy i współdziałania nie powstałby chyba żaden produkt cyfrowy, e-dowód to kolejny projekt, który pokazuje, że są to fundamenty dla stworzenia dobrego rozwiązania. Co było na tamtym etapie największym wyzwaniem w pracy nad e-dowodem?

 

ŁS: Pogodzenie wymagań i potrzeb różnych resortów, na pewno stanowiło wyzwanie, na tym początkowym, koncepcyjnym etapie. Pojawiały się na przykład pomysły, by e-dowód był jednocześnie nośnikiem dla elektronicznej karty zdrowia lub grupy krwi posiadacza dokumentu. Musieliśmy więc każdy z nich wziąć pod uwagę i ocenić, czy zdążymy z ich realizacją tak, by zmieścić się w terminie wdrożenia regulowanym ustawą.

Dużym wyzwaniem było także przygotowanie urzędników do obsługi nowego dokumentu. Pamiętajmy, że wtedy nie mieliśmy jeszcze takich możliwości szkolenia zdalnego jak dzisiaj. Organizowaliśmy szkolenia stacjonarne w urzędach wojewódzkich, do których przyjeżdżali przedstawiciele Jednostek Samorządu Terytorialnego z całego województwa. Przy około dwóch i pół tysiąca gmin w Polsce oznaczało to naprawdę duże przedsięwzięcie organizacyjne, ale też ogromną pracę związaną z przekazaniem wiedzy i przygotowaniem urzędników do nowych procesów.

Patrząc na to z dzisiejszej perspektywy, według mnie największym wyzwaniem nie była więc jedna konkretna funkcjonalność. Było nim skoordynowanie wielu równoległych strumieni prac: legislacji, wymagań biznesowych, technologii, integracji, infrastruktury oraz przygotowania użytkowników, i doprowadzenie ich wszystkich do jednego, nieprzesuwalnego terminu wdrożenia.

 

Gdybyśmy mieli umieścić e-dowód i jego ewolucję na osi czasu, jakby to wyglądało?

 

ŁS: Historia rozwoju Rejestru Dowodów Osobistych pokazuje, że mniej więcej co dwa lata realizowaliśmy kolejny duży etap zmian. 4 marca 2019 wdrażamy dowód z warstwą elektroniczną, czyli e-dowód. W 2021 roku nadchodzi kolejna duża zmiana, zgodnie z regulacjami Unii Europejskiej, w e-dowodzie pojawiają się odciski palców. Wtedy wdrożyliśmy także rozwiązanie, które pozwala osobom, które nie mogą samodzielnie udać się do urzędu, na przykład z powodu niepełnosprawności lub choroby, złożyć wniosek o e-dowód. Wówczas urzędnik wyposażony w stację mobilną z aplikacją i urządzeniami peryferyjnymi, przyjeżdża do takiej osoby i obsługuje przyjęcie wniosku, z podpisami i wszystkimi obowiązującymi wymaganiami, następnie, gdy dowód fizycznie zostanie wydany, powtórnie udaje się do obywatela, aby wydać mu e-dowód i ustalić numery PIN, które są niezbędne, by korzystać z dokumentu. To pokazuje, że na każdym etapie procesu wytwórczego w samym jego centrum od początku powstawania e-dowodu był obywatel i to, aby jak najbardziej ułatwić mu dostęp i korzystanie z tego dokumentu. Kolejny etap datujemy na grudzień 2023 roku, wtedy wdrożyliśmy nowe rozwiązania, które miały na celu odejście od papierowych wniosków oraz optymalizowały działanie usług dowodowych. Obecnie pracujemy nad kolejnymi zmianami, które mają ułatwić i przyśpieszyć urzędnikom obsługę spraw obywatelskich (nowa wersja aplikacji i szybszy proces przyjmowania dowodów osobistych w największych miastach), a samym obywatelom zapewnić nowe usługi oraz maksymalnie ułatwić cały proces, np. w postaci możliwości odbioru dowodu osobistego w innej gminie niż złożono wniosek.

 

Przygotowaliście wtedy rozwiązanie, dzięki któremu możemy realizować ideę „mniej papieru”.

 

ŁS: Tak, najbardziej obrazowo można podsumować, że zmieniliśmy model obsługi procesu dowodowego z papierowego na elektroniczny. Jeśli obywatel przychodzi do urzędu, by złożyć wniosek o nowy dokument, co do zasady nie dostaje już papierowego wniosku do wypełnienia. Wniosek w postaci elektronicznej przygotowuje urzędnik na podstawie danych znajdujących się w systemie oraz informacji przekazanych przez obywatela. Następnie na tablecie graficznym obywatel może zapoznać się z podsumowaniem swojego wniosku i zweryfikować prezentowane dane. Na tym samym urządzeniu składa również odwzorowanie swojego podpisu, które znajdzie się na dowodzie, a następnie elektronicznie podpisuje sam wniosek. Cały proces składania wniosku dzieje się wyłącznie cyfrowo. Jeśli nie ma wyraźnego życzenia wnioskodawcy o zaświadczenie papierowe, powiadomienia przychodzą do niego również drogą elektroniczną (e-mailowo). Cały proces składania wniosku może więc odbyć się cyfrowo, bez formularza papierowego. Papier pozostaje rozwiązaniem stosowanym w określonych sytuacjach, na przykład przy ewentualnych problemach technicznych z urządzeniem. To z jednej strony duże uproszczenie dla obywatela, a z drugiej cyfryzacja procesu po stronie urzędu. W skali kraju oznaczało to zmianę sposobu obsługi jednej z najbardziej powszechnych spraw administracyjnych.

 

Każde z tych wdrożeń, łączy się z ogromnymi zmianami i budowaniem infrastruktury.

 

ŁS: Na pewno postępowania zakupowe są trudnym i dużym wyzwaniem, szczególnie, że wszystkie wdrożenia w RDO i e-dowodu mocno opierają się na dodatkowych zakupach infrastruktury. Dla przykładu podam, że w 2018 roku w projekcie e-dowód, wszystkie gminy w Polsce zakupiły łącznie 10 527 czytników kart z tak zwanym pinpadem (klawiaturą numeryczną), do aktywacji certyfikatów zamieszczonych w warstwie elektronicznej, które musiały być gotowe na wdrożenie ustawowe 4 marca 2019 roku.

Już dwa lata później, na kolejne wdrożenie z 7 listopada 2021 roku dla projektu e-dowód 2.0 kupiliśmy 7450 skanerów do pobierania i weryfikacji drugiej cechy biometrycznej (odcisków palców) wraz z niezbędnymi licencjami do ich użycia oraz 336 stacji mobilnych do obsługi wniosków i dowodów w miejscu pobytu obywatela.

Kolejne bardzo duże zakupy zrealizowaliśmy już dwa lata później, dla projektu e-dowód 3.0, kupiliśmy łącznie 7870 tabletów graficznych, tak zwanych signature pad’ów, do wizualizacji wniosków i innych dokumentów z obszaru dowodów osobistych, na których wnioskodawcy składają wzór swojego podpisu i elektronicznie podpisują cały wniosek lub inny dokument, na przykład zaświadczenie o odbiorze dokumentu.

Między wdrożeniami kolejnych odsłon aplikacji i nowych funkcjonalności kupiliśmy i dostarczyliśmy do urzędów w całej Polsce ponad 7 tysięcy komputerów i 3,5 tysięcy urządzeń wielofunkcyjnych czy kilkanaście tysięcy peryferiów komputerowych, takich jak HUBy USB, czytniki kart i same karty kryptograficzne, modemy i karty SIM do obsługi mobilnej i tak dalej)

Jakkolwiek jest to spore wyzwanie, to w efekcie w pełni scyfryzowaliśmy procesy w obszarze dowodów osobistych, czyli prawdziwie realizujemy ideę mniej papieru. Te kilka lat, które minęły od wdrożenia e-dowodu jest więc okresem bardzo dużych inwestycji w infrastrukturę. W tym roku kupiliśmy także sprzęt do skanowania kodów kreskowych i kodów QR, dzięki czemu urzędy, które obsługują największą liczbę dowodów, będą mogły jeszcze szybciej obsługiwać proces ich przyjmowania do urzędu, a w efekcie także wydawania.

 

Teraz nadchodzi dla e-dowodu także nowy etap, bo odegra kluczową rolę w aktywacji Europejskiego Portfela Tożsamości Cyfrowej.

 

ŁS: Te zmiany w życiu danego produktu cyfrowego pokazują z kolei, jak ważna w naszej codziennej pracy w COI jest współpraca pomiędzy poszczególnymi zespołami. Nad wspomnianym przez Ciebie aspektem pracuje cały zespół mObywatela i zespoły zajmujące się rozwojem Systemu Rejestrów Państwowych. Dzięki temu w aplikacji można nie tylko zawiesić czy cofnąć zawieszenie warstwy elektronicznej e-dowodu, ale także go unieważnić czy zmienić czterocyfrowy PIN. Możemy więc łatwo zarządzać jego warstwą elektroniczną z poziomu aplikacji. To także rozwiązanie, które powstało po to, by ułatwić obywatelom korzystanie z dokumentu i zminimalizować niezbędne formalności.

 

Co z Twojej perspektywy jest najistotniejsze przy pracy w tym projekcie?

 

Rozwojem Rejestru Dowodów Osobistych i kolejnymi odsłonami e-dowodu, zajmuję się już ponad dekadę i z tej perspektywy muszę przyznać, że najistotniejsza jest dla mnie świadomość, że za każdym rozwiązaniem, które tworzymy, na końcu jest człowiek, czasem jako obywatel załatwiający swoją sprawę, a innym razem jako urzędnik, który wykorzystuje nasze rozwiązania w codziennej pracy.

Może zabrzmi to trywialnie, ale bardzo ważna jest współpraca. E-dowód bardzo dobrze pokazuje, że projektów tej skali nie da się zrealizować w ramach jednej organizacji czy jednego zespołu. W tym przypadku niezbędne było połączenie wiedzy i kooperacji kilku resortów oraz wyspecjalizowanych jednostek, takich jak COI, CPD MSWiA czy PWPW S.A. Równie ważny jest jednak kontakt z użytkownikami tych rozwiązań i umiejętność słuchania ich potrzeb. Dobrym przykładem są prowadzone przez nas szkolenia dla urzędników. Nie tylko pokazujemy podczas nich, jak korzystać z systemu, ale też rozmawiamy o tym, co daje sam e-dowód i jak jego elektroniczne funkcje mogą ułatwić obywatelom załatwianie codziennych spraw. Bardzo satysfakcjonujące jest to, kiedy po takich szkoleniach czy kampaniach informacyjnych obserwujemy wzrost liczby aktywowanych e-dowodów.

I chyba po tylu latach właśnie to jest dla mnie najważniejsze: żeby nie patrzeć na Rejestr Dowodów Osobistych i e-dowód wyłącznie jak na system informatyczny. To usługa publiczna, która musi działać niezawodnie, być użyteczna i rozwijać się razem z potrzebami obywateli, szczególnie że mówimy o naprawdę dużej skali, na koniec stycznia mieliśmy już prawie 23 miliony odebranych e-dowodów, a 2026 rok jest wyjątkowy, bo kończy się w nim ważność ponad 3,6 miliona dokumentów.

Na koniec jako potwierdzenie tej tezy garść statystyk. Kiedy wprowadzaliśmy e-dowód, certyfikat podpisu osobistego wybierała mniej więcej połowa dorosłych. Dzisiaj robi to już ponad 70 procent, a co ciekawe, wśród osób w wieku 13-17 lat ten odsetek jest jeszcze wyższy, bo to ponad 83 procent.

 

Rozmawiała Iza Jóźwik z Zespołu Promocji mObywatela